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Lichtblick im Dickicht der Ausschreibungs- und Vergabeverfahren (Leitfaden)

Leitfaden für Auftraggeber und Auftragnehmer

Ausstellungen stehen durch ihre stetig wachsende gesellschaftliche Relevanz vor hohen Anforderungen. Im Hinblick auf ästhetisch anregende, unterhaltsame und erlebnisorientierte Wissensvermittlung werden sowohl von Museumsseite als auch von Seiten der Gestalter neue Methoden der Ausstellungsgestaltung gefordert. Ein Leitfaden bietet Orientierung bei Ausschreibung und Vergabe.

Berufsverband VerA

Im Jahr 2010 ist ein Berufsverband auf der Bildfläche erschienen, der eine besonders vielschichtige Berufsgruppe vertritt: Die Ausstellungsgestalter. Sie sind eine bunte Mischung aus Architekten, Innenarchitekten, Produktdesignern, Bühnenbildnern aber auch Autoren, Grafik- und Kommunikationsdesignern, Medienplanern, Wissenschaftlern und zahlreichen Quereinsteigern. Heute zählt der Berufsverband der Ausstellungsgestalter in Deutschland (VerA) über 90 Mitglieder aus Einzelunternehmern sowie kleinen, mittelgroßen und großen Agenturen. VerAs Ziel ist, dieses facettenreiche Metier zu vereinen und eine gemeinsame Sprache für die Zusammenarbeit zwischen Ausstellungsgestaltern und musealen Institutionen zu entwickeln. Der im August 2015 vom Deutschen Museumsbund herausgegebene und in Kooperation mit VerA entstandene Leitfaden „Empfehlung zur Vergabe von Aufträgen an Gestalterbüros für die Realisierung von Ausstellungen unterschiedlicher Größe“ (16 Seiten) ist ein wichtiger Schritt auf diesem Weg.

Alternative zum Wettbewerb

Um für die Gestaltung einer Ausstellung den passenden Partner zu finden, scheint nicht selten der Wettbewerb, bei dem zahlreiche Gestaltungsbüros zur Teilnahme mit einer umfassenden Ideenskizze gebeten werden, als praktikabelster Weg. Gerade bei kleineren Projekten zeigt sich jedoch, dass dieses Procedere nicht immer eine geeignete Lösung darstellt. Denn meist stehen in solchen Fällen Teilnehmerzahl und Umfang der Wettbewerbsaufgabe – und der damit verbundene Verwaltungsaufwand seitens der Museen – nicht im Verhältnis zum späteren Auftrag. Auch werden die kreative Leistung und der nicht unerhebliche Zeitaufwand der Wettbewerbsteilnahme oftmals mit nur geringer Aufwandsentschädigung honoriert, manchmal sogar kostenfrei erbeten. Dabei sind es nicht selten die unübersichtlichen Verfahrensmöglichkeiten, die bei der Beauftragung von Gestalterbüros immer wieder zu unterschiedlichen Modalitäten führen. Der nun veröffentlichte Leitfaden bringt endlich Licht in das Dickicht der möglichen Verfahrensweisen. Zur korrekten und einheitlichen Vergabe von Dienstleistungen im Bereich der Ausstellungsgestaltung bietet er eine klare Handlungshilfe. Hierzu unterscheidet die Empfehlung drei mögliche Verfahrensweisen, die sich jeweils an den Nettohonorarsummen für die zu vergebenden Leistungen orientieren.

  • Verfahrensweise I Nettohonorarsumme bis € 50.000
  • Verfahrensweise II Nettohonorarsumme € 50.001 bis € 206.999
  • Verfahrensweise III Nettohonorarsumme ab € 207.000 (gültiger Schwellenwert für EU-weite Ausschreibungen, Stand 1. Januar 2014)

Für eine Honorarberechnung dient die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) mit ihren Leistungsbeschreibungen nach wie vor als wichtige Orientierung. Allerdings umfassen Ausstellungen mit ihrem komplexen Zusammenspiel aus Raum, Grafik, Medien, Inhalten und Exponaten weitaus mehr Leistungen, als die HOAI beinhaltet. Zu diesem Zweck entwickelt VerA derzeit weitergreifende Honorarempfehlungen mit detaillierten Leistungsbeschreibungen für die vielschichtigen Aufgaben eines modernen Ausstellungsprojektes.

Da es sich bei Gestaltungsaufträgen aber stets um kreativ-künstlerische Leistungen handelt, die nicht direkt miteinander verglichen werden können, sollte die Entscheidung über die Vergabe nie allein von der Honorarsumme abhängen. Denn eine respektvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit gründet sich immer auf professioneller Leistung und angemessener Honorierung. Daher gibt der Leitfaden neben den Empfehlungen verschiedener honorarabhängiger Vergabeverfahren auch praktische Hinweise zu Leistungsdefinition, Auftragsformulierung und verhältnismäßiger Vergütung. Der nun herausgegebene Leitfaden leistet einen wertvollen Beitrag zur produktiven Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und zum Gelingen zukünftiger Ausstellungsprojekte.

Kostenfreier Download

Deutscher Museumsbund: http://www.museumsbund.de/fileadmin/geschaefts/dokumente/DMB_Leitfaden_Beauftragung_von_Gestaltern_150929_barrierefrei_final.pdf

Viktoria Wille, VerA - Verband der Ausstellungsgestalter in Deutschkand e.V.
www.vera-d.org

Dieser Beitrag wurde erstmals publiziert in "KulturBetrieb. Magazin für wirtschaftliche und innovative Lösungen in Museen, Bibliotheken und Archiven", eins 2016, S. 80-81.

Zum Magazin: http://www.kulturbetrieb-magazin.de/fileadmin/user_upload/kulturbetrieb-magazin/magazin/KulturBetrieb-2016-Ausgabe-1-Februar.pdf