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Kriterien für die Wahl eines Digital Asset Management-Systems (DAM)

Checkliste für den professionellen Einsatz in Kulturbetrieben (ANZEIGE)

Ein Digital Asset Management System (DAM) wie Extensis Portfolio bietet viele Vorteile: Es erleichtert die Organisation der Dateien, spart Platz und viel Zeit bei der Suche nach dem richtigen Foto, dem Videoclip oder anderer Dateien. Doch im Detail unterscheiden sich die vielen Angebote ganz erheblich.

Vollautomatisch: Viele manuelle Eingriffe erübrigen sich durch die Workflow-Automatisierung.
© Extensis

 

Anhand der folgenden Checkliste trennt sich für den professionellen Einsatz in Museen, Bibliotheken, Archiven, Ausstellungshäusern, Kunstvereinen oder Sehenswürdigkeiten wie Schlössern und Burgen die Spreu vom Weizen.

  1. Leistungsfähige Suche: Die tägliche Suche muss ohne Umwege erfolgen. Prüfen Sie, ob das DAM eine prädiktive Suche (ähnlich Google) gestattet – also bereits dann Ergebnisse listet, wenn Sie die ersten Buchstaben des Suchbegriff eingeben. Praktisch sind intelligente Galerien, die Assets automatisch aufnehmen, sobald diese mit Metadaten markiert sind
  2. Hochwertige Asset-Vorschauen: Das DAM der Wahl sollte in der Lage sein, Vorschaubilder in unterschiedlichen Größen und in hoher Qualität zu berechnen. Auch Video-Snippets müssen beim Hochladen automatisch erzeugt werden.
  3. Umfassende Formatunterstützung: Eine umfassende Formatunterstützung ist Pflicht. Da es etwa vom Portable Document Format PDF unterschiedliche Varianten gibt, müssen alle für die Archivierung vorhergehende Unterformate unterstützt werden – vor allem PDF/A entsprechend ISO 19005 (https://www.pdfa.org/working-group/pdfa-competence-center/).
  4. Funktionale digitale Rechteverwaltung: Mit der Datenschutz-Grundverordnung gewinnt eine intuitive wie leistungsfähige Rechteverwaltung Bedeutung, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden. (Über den FADEL Rechte CloudTM Konnektor für Portfolio lässt sich besonders komfortabel feststellen, welche Rechte an welchem Asset vorliegen.)
  5. Automatisieren von Arbeitsprozessen: Viele Standardprozesse wie die Konvertierung in Dateiformate, Freigabeprozesse oder die Archivierung in einstellbare Ordner sollten automatisiert ablaufen. Prüfen Sie, ob sich Stichwörter automatisch zuweisen lassen, ob einfache Skriptmöglichkeit vorhanden sind und serverseitiges Scripting unterstützt wird.
  6. Flexible Organisation: Stand der Technik ist die flexible Organisation in Katalogen, Ordnern und Galerien.
  7. Platzsparende Archivierung: Bei vielen 100000 Assets spielt die platzsparende Archivierung durch eine qualitätserhaltende, verlustfreie Komprimierung eine große Rolle.
  8. Unmittelbarer Zugriff per Drag & Drop: Die Assets sollten sich intuitiv mit Ziehen und Ablegen zwischen Ordnern oder dem DAM und Desktop-Anwendungen austauschen lassen.
  9. Programmierschnittstelle (API): Für individuelle Integrationen benötigt ein professionelles DAM eine gut dokumentierte Programmierschnittstelle (API). Es sollte für die Integration qualifizierte Unternehmen geben.
  10. LDAP-Server-Unterstützung: Durch die Integration des DAM über den LDAP-Server müssen sich die Nutzer nicht mehr separat einloggen und sich nicht mehr so viele Benutzernamen und Passwörter merken.

Schlüsselerlebnis: Mit Schlüsselbegriffen oder Keywords lassen sich Assets flott finden.
Die Zuweisung sollte einfach sein.
© Extensis

 

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