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Wie lassen sich Suchen in einem Digital Asset Management System (DAM) treffsicherer machen?

Tipps für eine effiziente Verwaltung der Dateien (ANZEIGE)

Schneller Zugriff

Ob Bibliothek, Museum oder Schlösserverwaltung – alle Kulturbetriebe haben ein Problem: Es fallen Unmengen an Dateien an, beispielsweise Fotos der Ausstellungsstücke. Unter großem Zeitdruck gilt es dann, die richtigen Daten z.B. für einen Ausstellungskatalog oder die Webseite zu finden. Daher ist es zwingend nötig, die Suche nach diesen Daten so effizient wie möglich zu organisieren. Die folgenden Tipps helfen dabei.

1. Zeit sparen durch die Ordnerhierarchie
Eine Ordnerhierarchie ist eine Struktur von Ordnern und Unterordnern. Die Ordnernamen sollten Sie so „selbsterklärend“ bezeichnen, dass sie sich zugleich als Schlüsselworte eignen und so die Eingabe von Suchbegriffen verkürzen. Wenn die Dateien in mehreren Ordnern liegen, lässt sich die Leistung des Systems verbessern. Ratsam ist diese Herangehensweise bei der Anlage von Ordnern:
a) Bestimmen Sie eine Ordnerhierarchie, die zu Ihrem Unternehmen passt und die sich allen Mitarbeitern sofort erschließt. Wenn Sie mehrmals im Jahr eine Sonderausstellung organisieren, könnte die oberste Hierarchieebene die Jahreszahl sein, die Ebene darunter der Ordner „Sonderausstellungen“, darunter die Bezeichnung der jeweiligen Sonderausstellung.
b) Beschränken Sie die Zahl der festgelegten Hierarchieebenen – vier, maximal sechs Ebenen sind genug.
c) Bilden Sie Ihren Workflow ab. Unbedingt zu vermeiden ist dabei das versehentliche Überschreiben von Originaldateien. Definieren Sie unterschiedliche Ordner für die Originaldateien, Dateien in Bearbeitung und für fertige Dateien.
d) Vermeiden Sie Redundanzen – identische Bilder sollten, abgesehen von Sicherungskopien, nicht mehrfach in unterschiedlichen Ordnern zu finden sein.
e) Legen Sie sich eine Standard-Ordnervorlage aus leeren Ordnern und Unterordnern an. Diese wandeln Sie anschließend ab.

2. Automatisch verarbeiten lassen
Professionelle Digital Asset Management-Systeme – wie Portfolio – können Ordner als „Hot Folder“ nutzen: Sobald eine Datei in einem dafür eingerichteten Ordner landet, erfolgt die Katalogisierung und die Weiterbearbeitung automatisch.

3. Bildvorschauen einrichten
Um sich ein genaueres Bild zu machen, hilft eine qualitativ hochwertige Anzeige von Thumbnails oder Vorschaubildern. Die Vorschaugröße in Pixel lässt sich in professionellen Digital Asset Management-Programmen (DAM) einstellen. Diese Methode setzt aber stets voraus, dass das von Ihnen verwendete Programm Vorschaubilder in dem vorhandenen Format unterstützt – die breite Formatunterstützung ist daher ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des DAM.

4. Bereits vorhandene Informationen nutzen
Fotos, insbesondere, wenn Sie in Form von Kamera-RAW-Daten vorliegen, enthalten bereits von vornherein viele Informationen, beispielsweise die verwendete Blende, das Aufnahmedatum usw.

5. Suchbegriffe verknüpfen
Über das Suchfeld in professionellen DAM lassen sich Suchbegriffe miteinander verknüpfen, um so die Suche zu verfeinern. Die Suche sollte auch ermöglichen, Begriffe von der Suche auszunehmen, etwa alle Bilder aus Frankreich ohne den Begriff „Paris“.

6. Beschreibungen ergänzen
Legen Sie in drei Rubriken Informationen fest, die zu erfassen sind:
a) Pflichtfelder, die in jedem Fall auszufüllen sind. Das können etwa neben den ohnehin vorhandenen Dateiinformationen das Ereignis, ein Stichwort zum Inhalt und der Fotograf sein
b) Sollfelder, die ausgefüllt werden sollten, etwa Besonderheiten
c) Kannfelder, die ausgefüllt werden können.

 

Informationsflut: Viele Aufnahmen von Digitalkameras enthalten bereits eine Flut an Informationen, beispielsweise die verwendete Blende, das Aufnahmedatum usw.
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Suchmaske: Miteinander kombinierte Suchbegriffe erhöhen die Treffsicherheit.
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