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Arbeitsabläufe für die Verwaltung von Medien mit einem Digital Asset Management System (DAM) automatisieren

Alles fließt – Assets automatisch verwalten (ANZEIGE)

Sie spart Zeit, entlastet Arbeitskräfte und sorgt für bessere Ergebnisse: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft Kulturbetrieben wie z.B. Bibliotheken oder Museen, die Medienflut effizient zu bewältigen. Dieser Beitrag zeigt, wie Kulturbetriebe mit dem Digital Asset Management-Programm Portfolio und dem Zusatzprogramm Corbit einen Großteil der Zeit einsparen können, die sonst für die Katalogisierung von Assets wie Fotos, Filmen oder Tonaufnahmen nötig wäre.

1. Konzept entwickeln
Definieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und legen Sie das Anforderungsprofil fest: Woher stammen Ihre Assets, in welcher Form sollen sie archiviert und veröffentlicht werden, wer soll diese bearbeiten dürfen, mit welchen Rechten?

2. Assets vorbereiten
Vor dem Einfügen in das System müssen die Dateien mit den richtigen Informationen („Metadaten“) versehen und bereits korrekt bezeichnet sein. Beachten Sie, dass die meisten Fotos schon bei der Aufnahme mit digitalen Kameras Informationen wie den Aufnahmetag, die verwendete Blende, die Brennweite usw. enthalten. Diese Informationen lassen sich mit einem Programm wie Portfolio leicht extrahieren. Häufig sind jedoch noch Copyright-Hinweise wie der Name des Fotografen zu ergänzen.

3. Vorlagen abwandeln
Für ein Profi-Programm wie Portfolio gibt es bereits vordefinierte Workflows. Sie lassen sich leicht und zeitsparend abwandeln. Ändert sich etwas in Ihrem Ablauf, müssen Sie dazu nicht jedes Mal von vorne anfangen.

4. Eigene Arbeitsabläufe definieren
Mit Portfolio lassen sich beliebige Arbeitsabläufe definieren. Zudem ist es möglich, Arbeitsprozesse miteinander zu verknüpfen. Über die Portfolio-Programmierschnittstelle (API) sind weitergehende Integrationen mit Drittanbieter-Anwendungen möglich, etwa mit Content Management Systemen.

5. Arbeitsschritte überwachen
Mit einem DAM wie Portfolio, lässt sich jeder einzelne Arbeitsschritt kontrollieren – und zwar unabhängig davon, aus welcher Quelle die Assets stammen. Sie bestimmen, woher die zu verarbeitenden Assets stammen. Als Quelle kommen etwa ein Austauschordner im Firmennetz in Betracht oder ein FTP-Server, eine Mail-Adresse oder ein Ordner von Portfolio.

6. Filter setzen
In Zeiten der Datenschutz-Grundverordnung ist der sorgfältige Umgang mit sensiblen Daten wichtiger denn je. Mit dem Profi-Programm Portfolio lassen sich heikle Dateien anders als andere behandeln – z.B. in besonders gesicherte Ordner mit eingeschränkten Zugriffsrechten speichern.

7. Aktionen festlegen
Sobald die Filter gesetzt sind, bestimmen Sie die Aktionen – Metadaten extrahieren oder einfügen, Dateien kopieren, konvertieren oder löschen, in Ordner verschieben, mailen, Datenbanken aktualisieren, usw. Dabei lassen sich mit Portfolio/Corbit über Makrofelder auch sehr komplexe Aktionen bestimmen.

8. Zeitplan erstellen
Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es, die Prozesse dann ablaufen zu lassen, wenn sie für Sie Sinn machen: Manche Prozesse können so z.B. jeden Sonntag um 10 Uhr starten, andere zweimal täglich. Auch die Reihenfolge lässt sich festlegen – wahlweise hintereinander oder parallel.

9. Arbeitsabläufe speichern
Speichern Sie eigene Arbeitsabläufe, um diese später beliebig abzuwandeln.

 

Intuitiv: Mit Corbit lassen sich Arbeitsabläufe ohne Programmierkenntnisse einrichten.
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